En Belgique, l’état des lieux doit être réalisé en amont de la location d’un bien. Ce document officiel permet d’attester de l’état général du logement au moment de la remise des clés et du début de son occupation par le nouveau locataire.
Le code civil l’a rendu obligatoire en septembre 2018, et ce, dans toutes les régions de Belgique. Depuis, ce document est mis en annexe du contrat de bail locatif.
En tant que propriétaire, il est indispensable de se soumettre à cette règle afin de prévenir les conflits avec vos locataires.
Cela permet aussi d’assurer la couverture des éventuelles dégradations causées par le locataire.
Voici un aperçu de tout ce qu’il est important de savoir avant de réaliser un état des lieux : procédure, application, bonnes pratiques, litiges…
Qu’est-ce que l’état des lieux ?
L’état des lieux atteste de l’état d’un bien mis à la location (maison, appartement, kot, garage, immeuble, parking…).
Il permet de vérifier le bon entretien du bien par le locataire et l’absence de dégradations qui pourraient être imputées sur la garantie locative.
Ainsi, le propriétaire s’assure que le logement lui est rendu dans un état similaire que lorsqu’il l’a confié à son locataire.
Ce document constitue une preuve légale en cas de conflit entre les deux parties signataires du bail locatif.
Le constat doit être réalisé en deux étapes distinctes :
- L’état des lieux d’entrée
- L’état des lieux de sortie
Réaliser un état des lieux d’entrée
Comme son nom l’indique, l’état des lieux d’entrée doit être réalisé lorsque le locataire prend possession du bien. Il est rédigé puis signé par les deux parties : le preneur et le bailleur.
Ce document doit décrire en détails l’état général du lieu avant que le locataire ne s’y installe.
Pour être valable, il doit impérativement être réalisé avant le début du contrat de location.
Dans le cadre d’un bail de plus d’un an, le propriétaire dispose d’un mois suite à l’aménagement de son locataire pour réaliser le constat d’entrée.
Plus le document est réalisé tôt, plus il sera fiable et représentatif de la réalité.
Réaliser un état des lieux de sortie
À la fin du bail, le propriétaire réalise un état des lieux de sortie.
Le rôle de cette seconde étape est de comparer le bien loué ou exploité par le locataire avec son état initial, au moment de la mise en location.
En signant le bail, le locataire s’engage à rendre le bien dans le même état que lorsqu’il lui a été confié.
Ce document permet d’identifier les éventuelles dégradations ou usures occasionnées au cours du bail.
Le propriétaire peut décider d’imputer le coût de certaines réparations au locataire. Le montant sera retenu sur la garantie locative si celle-ci a bien été constituée.
Comment faire l’état des lieux ?
L’état des lieux doit permettre d’attester de l’état de chaque pièce avec précision.
Les différents éléments qui composent le bien seront donc détaillés (murs, sols, fenêtres, électroménager, douche, lavabo…).
La forme de l’état des lieux
Il n’existe pas de forme officielle pour réaliser un état du logement. Il peut donc être rédigé par le propriétaire lui-même.
En revanche, il est recommandé d’utiliser un modèle ou de faire intervenir un professionnel afin de prendre en compte tous les éléments et d’en évaluer la vétusté avec précision.
C’est un document important qui peut permettre de régler d’éventuels conflits avec le locataire. C’est pourquoi il est à prendre au sérieux.
Ces constats peuvent servir de base pour réaliser un inventaire complet.
Les informations contenues dans un état des lieux
Certaines informations doivent obligatoirement apparaître sur le constat afin que celui-ci soit valable et qu’il puisse servir de preuve juridique en cas de conflit.
La mention “lu et approuvé” des deux parties doit apparaître sur le bilan d’entrée et sur celui de sortie.
Les éléments de l’état des lieux d’entrée :
- La date à laquelle le constat a été réalisé
- L’identité des deux parties (bailleur / preneur) et leurs signatures
- L’adresse et la description du bien
- L’état des éléments qui composent le bien
- L’état du matériel (meubles, électroménager…) fournit dans le logement
- Les relevés de compteurs (gaz, eau, électricité…)
- La présence des alarmes incendie obligatoires
- Le nombre de clés remises au locataire
Les éléments de l’état des lieux de sortie :
- La date à laquelle le constat a été réalisé
- L’identité des deux parties (bailleur / preneur) et leurs signatures
- Les informations relatives au bail (durée de l’occupation, destination du bien…)
- Le descriptif des éventuelles dégradations constatées dans le logement
- L’index des compteurs (gaz, eau, électricité…)
Qui peut faire l’état des lieux ?
Il peut être réalisé par le propriétaire ou par un expert. Il convient au bailleur de choisir la formule qu’il préfère.
Le locataire peut aussi faire appel à un expert pour réaliser le constat. La prestation sera alors à sa charge.
État des lieux à l’amiable
L’état des lieux sous seing privé est réalisé par le propriétaire lui-même. Cette solution est gratuite pour le propriétaire comme pour le locataire.
La réalisation d’un audit du bien nécessite du temps et de l’implication, c’est pourquoi certains propriétaires préfèrent solliciter les services d’un expert.
État des lieux par un expert
Le propriétaire peut faire appel à un expert pour établir un état des lieux d’entrée et de sortie.
Les professionnels de l’immobilier proposent ce type de service afin d’accompagner au mieux les propriétaires dans leur gestion locative.
En confiant cette tâche à un tiers, le propriétaire se décharge de la responsabilité du constat des lieux et s’assure de n’oublier aucune information importante.
Quel est le prix d’un état des lieux et qui paie ?
Contrairement à l’état des lieux à l’amiable, celui réalisé par un expert à un coût.
Le propriétaire doit donc opter pour la solution qui correspond à son budget et à ses capacités de financement.
Prix d’un état des lieux
Le coût de cette prestation varie en fonction des experts ainsi que du type de bien mis en location (kot, maison, studio, appartement, bien de prestige…).
Il est indispensable de faire réaliser un devis par le professionnel avant de le missionner pour réaliser le constat.
Le bilan de sortie n’est pas inclus dans l’état des lieux d’entrée. Il sera donc facturé par le prestataire.
En Belgique, le prix d’un état des lieux peut aller de 70 à 500 euros selon le type de bien.
À qui revient la charge de l’état des lieux ?
Le coût du constat est réparti entre le propriétaire et le locataire. Ainsi, le coût de l’expert qui va réaliser la prestation est à frais commun.
Il est nécessaire de signifier l’existence de ces frais supplémentaires dans le bail afin qu’il n’y ait pas de surprise pour le locataire.
Si le locataire décide de faire appel à un expert de son côté, les frais du bilan du bien seront à sa charge.
Quelles sont les dégradations imputables au locataire ?
Au moment de l’état des lieux de sortie, le propriétaire, ou l’expert mandaté, doit constater les éventuelles dégradations du bien.
Les dégradations d’usage
Certaines marques d’usure ne peuvent pas être imputées au locataire.
Il est important de différencier les dégradations causées par la négligence de l’occupant et l’usure normale du logement.
Le propriétaire doit prendre en charge la réfection des éléments qui se sont abîmés naturellement au fil du temps.
Parmis les éléments qui peuvent être endommagés par un usage normal du locataire :
- la peinture et le papier peint,
- le carrelage, parquet et autres revêtements de sol,
- la quincaillerie (serrures, poignées…)
- plomberie et robinetterie,
- les radiateurs, la VMC, l’interphone…
- l’électroménager
Le propriétaire doit prendre en charge la vétusté de son logement. Il devra effectuer les réparations et travaux nécessaires avant de remettre le bien à la location.
Les dégradations à la charge du locataire
Si le propriétaire ou l’expert mandaté, constate des dégradations causées par le locataire lors du constat de sortie, les réparations peuvent lui être imputées.
Les constatations doivent apparaître sur le document de sortie et les dégâts décrits avec précision. Des photos doivent venir appuyer les descriptifs.
Il est ainsi possible de comparer le constat d’entrée avec celui de sortie.
Cela permet également d’évaluer le coût des réparations nécessaires pour remettre les éléments à neuf.
Les dégradations imputables au locataire doivent être dues à un usage anormal du logement et du matériel à disposition, ou à une négligence.
Attention, en cas d’absence d’état des lieux d’entrée, le propriétaire peut difficilement demander des réparations locatives. Il peut essayer de rapporter des preuves mais à défaut, le bien est présumé avoir été rendu dans son état initial.
Que se passe-t-il en cas de litige ?
Dans certaines situations, le locataire et le bailleur ne tombent pas d’accord sur le bilan de l’état des lieux lors de la sortie du logement.
Le locataire conteste certaines dégradations et refuse de prendre en charge les réparations.
Le propriétaire et le locataire sont en désaccord
L’état des lieux ne doit pas être signé lorsque les deux parties sont en désaccord sur son contenu.
Ce type de situation est moins courant lorsqu’un expert s’occupe de l’état des lieux. En tant que professionnel, il fait preuve de neutralité.
Faire appel à un juge de paix
Lorsque le propriétaire et le locataire sont en litige, un juge de paix est saisi. Il peut faire appel à un expert qui évalue la situation et peut trancher.
En se basant sur les éléments collectés, le juge de paix rend une décision finale et ordonne la libération de la garantie locative en faveur du propriétaire ou du locataire.
Il doit se montrer objectif et tenter de trouver une conciliation entre les deux parties.
La garantie locative
Le juge de paix détermine le montant qui servira à couvrir les réparations. Il doit prendre en compte l’usure normale de l’élément ainsi que son état en début de bail.
Un expert en chiffrage peut intervenir pour évaluer la somme des travaux à effectuer.
Avec l’accord du juge de paix, la banque peut libérer une partie (ou la totalité) de la garantie locative vers le compte bancaire du propriétaire.
Si le juge de paix estime que les dégradations sont liées à une usure normale et que c’est au propriétaire de les prendre en charge, il peut demander la restitution de la garantie locative en faveur du locataire.
L’état des lieux doit-il être enregistré ?
En Belgique, le document est obligatoire dans toutes les régions. Les règles diffèrent légèrement quant à l’enregistrement du constat.
L’enregistrement de l’état des lieux à Bruxelles
Dans la région de Bruxelles, il est obligatoire d’enregistrer l’état des lieux d’entrée et de sortie.
Il doit être effectué dans le mois qui suit le début du bail et peut être enregistré en même temps que le bail ou dans un second temps.
Si l’enregistrement du bail de location concerné est payant, l’enregistrement de l’état des lieux l’est aussi s’il intervient dans un second temps.
L’enregistrement de l’état des lieux en Wallonie
En région Wallonne, l’enregistrement du bilan d’entrée est obligatoire si celui-ci a été annexé au bail.
S’il n’est pas annexé, il n’est pas obligatoire d’en effectuer l’enregistrement dans un second temps. Il reste impératif de faire un constat des lieux lors de la mise en location d’un bien.
Il n’existe pas d’obligations concernant l’état des lieux de sortie.
