En tant que propriétaire, vous devez tout connaître sur les règles qui régissent l’enregistrement des baux en Belgique.
Cette démarche administrative fait partie des tâches immanquables de la gestion locative et est obligatoire en Belgique.
Voici tout ce que vous devez savoir pour enregistrer un bail en Belgique : comment effectuer l’enregistrement, les délais, les prix, etc.
Qu’est-ce que l’enregistrement du bail ?
Le bail d’un logement loué destiné à être une résidence principale doit obligatoirement être enregistré par le propriétaire-bailleur du bien.
Les baux commerciaux ainsi que les baux qui concernent les immeubles mis en location (bureaux, industries, garages…) doivent également être enregistrés.
L’enregistrement du bail permet :
- de protéger les droits des locataires comme ceux des propriétaires,
- de donner des avantages fiscaux au locataire dans le cadre d’un bail commercial,
- à l’administration d’avoir un aperçu de la situation locative régionale.
Est-il obligatoire d’enregistrer un bail ?
L’enregistrement d’un bail est obligatoire en Belgique. Tout avenant ou modification apporté au contrat de bail initial doivent aussi faire l’objet d’un enregistrement auprès du bureau régional compétent.
Cette formalité rend le bail et ses modalités incontestables et opposables à tous, au propriétaire comme au locataire.
Comment et où enregistrer un bail?
Il est possible d’enregistrer votre bail de deux manières différentes :
- par voie postale, au SPF Finances.
- en ligne, sur l’application MyRent.
Les bureaux d’enregistrement de bail
Vous devez effectuer une demande de formulaire auprès du bureau SPF Finances. Veillez à demander le formulaire qui correspond au type de bail que vous souhaitez enregistrer.
Vous pourrez les joindre au numéro suivant : 02 572 57 57
Il est ensuite nécessaire d’envoyer le formulaire complété accompagné d’une copie du bail signée par les deux parties ainsi qu’une copie de l’état des lieux.
Une confirmation ainsi qu’une preuve d’enregistrement de votre bail vous seront envoyées dans les jours qui suivent le dépôt de votre dossier.
Enregistrement du bail en ligne
Via l’application MyRent il vous suffit de remplir le formulaire en ligne puis de télécharger les documents demandés en PDF dans l’application.
Les documents demandés sont les suivants :
- Une carte d’identité,
- le bail locatif signé par les deux parties,
- un état des lieux signé par les deux parties.
Comme pour l’enregistrement par voie postale, vous recevrez une confirmation ainsi qu’une preuve d’enregistrement.
Comment savoir si mon bail est enregistré ?
Vous pouvez vérifier par vous-même si votre bail a bien été enregistré. Pour cela, rendez-vous sur l’Infocenter du SPF Finances de votre région.
Vous pouvez également vous connecter à l’aide de votre e-ID sur le portail ‘My minfin‘. Rendez-vous dans la rubrique “Mon habitation et mes biens immobiliers”. Depuis cette page vous pouvez consulter les baux enregistrés auxquels vous êtes lié.
Que se passe-t-il si mon bail n’est pas enregistré ?
Si vous n’avez pas enregistré votre bail en tant que propriétaire, le preneur peut quitter le logement à tout moment, sans délai de préavis ni indemnité de départ anticipé. Il doit cependant vous adresser une mise en demeure par lettre recommandée.
Si vous recevez une mise en demeure de la part de votre locataire, il est nécessaire de faire enregistrer le bail au plus vite. Vous disposez d’un délai d’un mois pour régulariser la situation.
Si le bail n’est pas enregistré et que le bien est situé en Wallonie ou à Bruxelles, vous ne pourrez pas indexer le loyer de votre locataire.
Amende pour enregistrement tardif
Un bailleur qui ne respecte pas les délais d’enregistrement d’un bail peut se voir infliger une amende d’un montant de 25 euros.
Qui doit enregistrer le bail ?
La tâche de l’enregistrement du bail incombe au bailleur pour tous les baux qui concernent les résidences principales et les habitations.
Le locataire et le propriétaire sont tous les deux chargés de l’enregistrement du bail commercial.
Quel est le délai pour enregistrer un bail ?
Le bailleur dispose d’un délai de deux mois pour enregistrer un bail locatif qui concerne une résidence principale.
Un bail commercial doit être enregistré dans les quatre mois qui suivent la signature du contrat de location.
Quel est le prix de l’enregistrement du bail ?
L’enregistrement d’un bail locatif qui concerne une résidence principale est gratuit si le bailleur respecte les délais d’enregistrement.
Dans le cas contraire, il doit s’acquitter d’une amende de 25 euros.
En revanche, pour l’enregistrement des baux commerciaux, le bailleur et le locataire devront s’acquitter d’un montant qui correspond à 0,2% du cumul des loyers et des charges imposées au locataire pendant toute la durée du bail.
Ce montant est obligatoirement supérieur à 50 euros.
