Lorsqu’un propriétaire loue son appartement, des frais divers s’additionnent au montant du loyer (énergies, charges communes, impôts…).
Certains peuvent être imputés au locataire, d’autres demeurent à la charge du bailleur.
Une réglementation stricte encadre la répartition des charges locatives.
En Belgique, il existe un principe de régularisation des charges qui intervient de manière trimestrielle ou annuelle.
C’est à ce moment-là que le propriétaire rapproche le montant des charges locatives perçues avec le montant qu’il a réellement déboursé.
Comment savoir qui est responsable de la dépense ? Comment gérer au mieux les charges locatives de votre bien ?
Voici un guide des charges locatives afin de répondre à toutes les questions que vous vous posez sur la répartition et la régularisation.
Une bonne gestion des charges locatives améliore la rentabilité d’un logement, c’est pourquoi il est important de connaître la réglementation qui encadre le paiement de ces charges.
Qu’est-ce que les charges locatives?
Les charges locatives concernent toutes les dépenses qui ne sont pas couvertes par le montant du loyer.
Il existe plusieurs types de charges locatives. Certaines peuvent être facturées au locataire de votre bien, c’est pourquoi il est important de les différencier.
Exemples de charges locatives
Parmi les charges locatives, on trouve diverses sources de dépenses. Certaines sont des charges communes, d’autres sont des charges privatives qui relèvent de la consommation personnelle du locataire.
Elles se répartissent dans les catégories suivantes :
- L’entretien des espaces verts et des parties communes (réparation, ménage, jardinage, électricité, main d’œuvre, achat de produits d’entretien…)
- Les dépenses qui concernent le logement et l’usage de l’immeuble (ascenseur, monte-charge, chauffage collectif, eau…)
- Les taxes communales (ordures ménagères, assainissement…)
Quels sont les frais à charge du locataire ?
En Belgique, toutes les charges privatives sont à la charge du locataire puisqu’elles concernent sa propre consommation :
- L’électricité,
- le gaz,
- l’eau,
- les énergies…
Les frais relatifs à l’intervention d’un professionnel pour l’entretien du logement sont à la charge du locataire :
- Évier bouché,
- Clé perdue,
- Huisserie endommagée…
Lorsque le locataire fait lui-même appel à un tiers dans le cadre de l’entretien du logement ou d’une réparation, il doit prendre en charge le coût de la prestation.
Quels sont les frais à charge du propriétaire ?
Certaines charges ne peuvent pas être imputées au locataire. Parmi celles-ci :
- Le précompte immobilier,
- Les frais de syndic et les frais d’agence immobilière (honoraires),
- Les impôts immobiliers (Revenu Cadastral, plus-value…),
- Les rénovations importantes (travaux d’électricité, mises aux normes, rafraîchissement des sols et des peintures…)
Il est possible de les partager les frais de syndic et les frais d’agence avec le locataire si cela a été convenu au moment de la rédaction du bail locatif.
Ce sont des éléments qui doivent être discutés et négociés en amont de la signature.
Une clause au sein du bail doit lister de manière claire les charges qui seront imputées au locataire en sus du loyer.
Tableau récapitulatif des charges locatives :
Vous retrouverez sur ce tableau l’ensemble des charges locatives ainsi que leur répartition propriétaire / locataire.
Certaines charges peuvent être imputées au locataire s’il y a eu une négociation préalable. C’est notamment le cas pour les charges communes (syndic, agence…).
| Charge individuelles | Charges communes | Entretien | |
| Propriétaire | Le précompte immobilier; Les impôts sur le bien immobilier. | Frais de syndic; Frais d’agence; Travaux importants au sein de la copropriété (ravalement de façade…)… | Gros-oeuvre; Travaux de mise aux normes; Rénovations… |
| Locataire | Électricité; Eau; Énergies; Assurance habitation… | Énergies; Entretien des parties communes; Charges communales… | Travaux d’agrément; Réparations… |
Comment calculer les charges locatives ?
Les charges sont calculées tous les trimestres ou une fois par an selon les situations.
En tant que locataire, il existe deux manières de s’acquitter des charges locatives : au forfait ou à frais réels, également appelé “provisions“.
Il est possible de basculer du paiement au forfait au paiement à provisions à tout moment. Cette solution est encouragée par les Juges de Paix puisqu’elle minimise le risque de conflit entre les deux parties.
Le paiement des charges locatives au forfait
Si le bailleur et le locataire optent pour le paiement des charges au forfait, un montant mensuel fixe est déterminé au moment de la signature du bail.
Il devra être versé au propriétaire tous les mois, et ce, quel que soit le montant réel des charges.
L’article 1728 ter du Code civil donne la possibilité au propriétaire de conserver le trop-perçu si les paiements sont supérieurs au montant réel des charges.
Il ne pourra pas non plus réclamer de complément à son locataire si le forfait n’a pas suffi à couvrir les dépenses.
Si le locataire estime que le montant réclamé est trop élevé et ne correspond pas au montant réel des charges, il peut demander une révision à un Juge de Paix.
Ainsi, le forfait pourra être revu à la baisse et ajusté au plus proche du montant des charges payées par le propriétaire.
Le paiement des charges locatives en provision
Dans ce cas de figure, le locataire verse tous les mois une avance au propriétaire. Celle-ci sert de provision pour payer les charges locatives.
Contrairement au paiement des charges par forfait, le paiement en provision permet une révision des montants.
Une régularisation des charges intervient tous les trimestres ou de manière annuelle selon les situations.
Le propriétaire récupère le montant complémentaire ou verse le trop-perçu à son locataire en fonction du montant réel des charges.
Le montant de la provision doit être le plus proche possible des frais réels.
S’il est inférieur, il peut être considéré que le propriétaire a trompé le preneur sur le montant réel de la dépense qu’il encourt.
Le propriétaire peut-il augmenter les charges locatives ?
Les charges locatives réelles ne correspondent pas toujours au montant qui avait été anticipé par le propriétaire.
Dans certains cas, le propriétaire peut ajuster le montant demandé à son locataire.
Augmentation des charges locatives au forfait
Le propriétaire n’est pas en mesure d’augmenter lui-même le montant du forfait des charges locatives.
En effet, le montant a été déterminé d’un commun accord avec le locataire et a été inscrit au sein du bail.
Si le forfait est insuffisant pour couvrir l’ensemble des charges, il ne peut pas demander de complément au preneur du bien.
De même, le propriétaire n’est pas obligé de reverser le surplus au locataire si le montant du forfait est supérieur au montant réel des charges.
Seul un Juge de Paix peut intervenir et ajuster le montant du forfait en place.
Il peut être sollicité à tout moment et prendra tous les éléments en compte (nombre d’habitants, absences de certains membres de la famille…) pour réviser le forfait afin qu’il corresponde au mieux aux dépenses réelles.
Augmentation des charges locatives en provision
Le propriétaire peut décider d’augmenter le montant de la provision mensuelle de son locataire.
S’il estime que la provision ne couvre pas l’ensemble des charges locatives et qu’il doit demander un surplus systématiquement, il est judicieux d’ajuster la provision.
Suite à la régularisation des charges, il reversera le trop-perçu au preneur si la révision de la provision a permis de couvrir l’ensemble des charges.
Le locataire peut lui aussi demander à ce que la provision soit revue à la baisse si elle est supérieure au montant réel des charges.
Paiement des charges locatives : délais et prescription
La réglementation belge encadre le délai de prescription du paiement des charges locatives.
Ces éléments apparaissent aussi au sein du bail locatif. Il est important d’y inscrire la fréquence de la régularisation des charges.
Dans quel délai les charges locatives doivent-elles être payées ?
Le locataire doit s’acquitter des charges locatives de manière mensuelle, et ce, quelle que soit la formule choisie : au réel ou au forfait.
Si la provision ne permet pas de couvrir l’ensemble des charges locatives, le locataire devra payer le complément au moment de la régularisation des charges.
Dans l’usage, celle-ci intervient une fois par an au moment du relevé des compteurs.
Quel est le délai de régularisation des charges ?
Dans le cadre du paiement des charges locatives en provision, elles sont généralement régularisées de manière annuelle ou trimestrielle.
La réglementation ne prévoit pas la fréquence de la régularisation mais celle-ci doit apparaître au sein du bail de location. Elle se décide en accord entre le propriétaire et le locataire.
Dans le cadre d’un paiement des charges au forfait, le propriétaire ne procède pas à la régularisation.
Quel est le délai de prescription du paiement des charges locatives ?
Le propriétaire dispose d’un délai de 5 ans pour procéder à l’apurement des charges locatives.
Le locataire dispose lui aussi de 5 ans pour réclamer l’excédent qu’il a versé au propriétaire pour le paiement des charges.
Passé ce délai, il n’est plus possible de régulariser les charges.
Qu’est-ce que le décompte des charges ?
Le propriétaire doit fournir au locataire le détail des charges locatives afin qu’il puisse vérifier la cohérence entre les provisions qu’il paie et les frais réels.
Les obligations du bailleur
Le bailleur doit pouvoir présenter à son locataire le décompte précis des charges locatives.
Les éléments suivants peuvent lui être demandés :
- Description et justificatif de la charge
- Prix unitaire, factures
- Proportion du montant à la charge du locataire (dans le cas de charges communes)
- Imputation des provisions versées
S’il est prévu par le bail que la régularisation intervient une fois par an, le locataire peut réclamer au propriétaire le décompte des charges ainsi que les justificatifs correspondants tous les ans.
Les obligations du propriétaire sont simplifiées lorsqu’il possède plusieurs appartements au sein d’un même immeuble.
En cas de désaccord sur le montant des charges
Le propriétaire qui se montre négligent et tarde à fournir le décompte des charges peut être mis en demeure par son locataire via un courrier recommandé.
Lorsque le locataire estime que le montant des charges n’est pas justifié, il peut saisir le Juge de Paix.
C’est lui qui est compétent pour trancher et régler le conflit entre le bailleur et son locataire.
Arriérés de charges locatives
Si le locataire rend son logement en fin de bail et qu’il a des arriérés de charges locatives, le propriétaire peut demander à ce que la garantie locative couvre ces montants.
La garantie locative sert, entre autres, à assurer les manquements du locataire.
Le paiement des charges et du loyer peut donc être couvert par la garantie locative constituée en début de bail par le locataire.
Le propriétaire doit bien sûr justifier et prouver les manquements de son locataire afin que la garantie locative soit libérée en sa faveur.
Comment régulariser les charges facilement en tant que multipropriétaire ?
Il existe des outils tels que Smovin qui permettent au multipropriétaires d’automatiser les calculs lors de la régularisation des charges.
Grâce aux factures encodées dans l’outil et aux clés de répartitions éventuelles, Smovin fait le calcul des montants à prélever ou à reverser à chaque locataire en fonction des provisions déjà payées.
