▶︎ Le texte qui suit est issu du webinar “Comment suivre au mieux les loyers et éviter les impayés de vos locataires ?” animé par Aartur Grauwels de chez Schoups et par Corentin Jacobs de chez Smovin.
Chez Smovin, nous avons noté qu’en général, 6 % des locataires paient leur loyer avec du retard. Donc, dans 6 % des cas, un rappel de paiement doit être envoyé.
Cela montre que c’est une problématique très importante pour tout investisseur immobilier.
Date limite de paiement du locataire
La date limite de paiement du locataire figure dans le bail, et peut être n’importe quel jour du mois.
En règle générale, il n’y a pas de nombre de rappels minimum à envoyer avant de procéder à la mise en demeure.
Si ce n’est que pour garder des relations cordiales, on va privilégier le rappel au début et la mise en demeure après un ou deux rappels qui sont demeurés sans effet.
Il faut savoir que la mise en demeure n’est pas une obligation légale avant d’introduire une procédure judiciaire. Il en va de même pour la mise en demeure qui peut être envoyée sans avoir fait de rappel préalable. Il n’y a pas vraiment de règles autour de ça.
La mise en demeure n’est obligatoire que si on veut exercer des sanctions qui ne sont pas judiciaires, mais ces sanctions sont assez dangereuses à utiliser en matière de bail.
Il est plutôt conseillé dans ces cas-là de passer par un expert du domaine afin d’éviter les erreurs.
Il faut aussi bien retenir qu’après 5 ans sans avoir réclamé un loyer, le mécanisme de la prescription intervient et va priver le bailleur du droit de réclamer les loyers.
5 ans, c’est assez long, mais cela peut parfois passer vite, c’est une date qu’il est donc important de garder à l’esprit.
Au niveau de la mise en demeure, un nouveau livre du Code civil, qui est en application depuis janvier 2023, offre une nouvelle possibilité : la mise en demeure anticipée.
C’est la possibilité de mettre en demeure son locataire avant même qu’il ne soit réellement en défaut de paiement ou en retard de paiement.
Ça fait partie des sanctions un peu particulières avec lesquelles il faut faire attention, elle n’est utilisée que dans des cas limités. Il faut être quasiment certain en tant que bailleur que le preneur ne paiera pas.
Le but n’est pas de le mettre en demeure tous les 15 du mois pour être certain qu’il paye son loyer à la fin.
Si par exemple, vous avez eu vent du fait que des huissiers étaient venus chez votre locataire et que vous comprenez qu’il y a des problèmes d’argent, alors à ce moment-là, peut-être que la mise en demeure anticipée sera intéressante.
Cette mesure est applicable dans tous les types de baux, même si elle se conçoit davantage au niveau du bail commercial, étant donné que les informations financières de l’entreprise sont publiques.
Si vous gérez vos biens via une société, que ce soit du résidentiel ou du bail commercial, et que le locataire n’est pas une entreprise, qu’il n’utilise donc pas le bien dans un but économique, alors une loi particulière impose une série de données qui doivent être contenues dans la mise en demeure.
En plus de ça, la loi exige que la mise en demeure prévoie un délai de 15 jours pendant lequel le locataire peut payer son loyer en retard.
Cela laisse un peu plus de marge de manœuvre pour le locataire s’il a trop de dettes, il lui reste quand même un délai de 15 jours pour s’arranger.
Cette imposition de délai de 15 jours n’existe pas entre deux consommateurs ou entre deux entreprises, ni même si vous êtes bailleur à titre privé et que le locataire est une entreprise.
Téléphone, WhatsApp, SMS, Email, recommandé… Tous ces modes de communication ont la même valeur juridique.
Cependant, en cas de litige, ce n’est pas la valeur juridique qui aura le plus d’importance, mais ce qu’on appelle la valeur probante.
C’est-à-dire, la force avec laquelle il sera possible d’apporter la preuve de la mise en demeure ou de la communication qui a eu lieu devant le tribunal.
Il est facile de prouver un appel téléphonique, mais il est plus difficile de prouver ce qui a été dit dans cet appel.
Un moyen pour pallier ce problème est d’enregistrer l’appel. Mais attention, ce n’est pas autorisé d’enregistrer quelqu’un au téléphone sans son autorisation.
La première chose à faire lorsqu’une personne désire enregistrer l’appel pour l’utiliser comme preuve est de prévenir l’interlocuteur dès le début de l’appel qu’elle procède à l’enregistrement.
Lorsqu’une personne appelle et dit qu’elle enregistre l’appel, le premier réflexe qui revient est de raccrocher.
Le téléphone est à privilégier plutôt pour un premier rappel amiable, et peut être doublé d’un SMS ou d’un email juste après pour confirmer ce qui a été dit au téléphone.
L’appel n’apporte pas de valeur juridique supplémentaire, mais présente avant tout un intérêt social.
Il n’y a pas vraiment de distinction parmi les différents canaux de communications écrites.
L’essentiel est de pouvoir montrer au juge (à l’aide d’une capture d’écran, par exemple) qu’un ou plusieurs messages de rappels ont été envoyés au locataire.
Il est possible de définir les modes de communication à utiliser dans le contrat de bail. Mais si rien n’est précisé, le locataire ne pourra pas refuser un mode de communication sans motif valable.
Dans le cadre du bail commercial, la loi prévoit, cependant, que pour notifier le refus de reconduction du bail, le moyen de communication doit impérativement être le courrier recommandé ou l’exploit d’huissier.
Si la communication ne revêt pas la bonne forme, elle sera nulle et n’aura pas les effets escomptés.
Pour ce qui est des formes, il y a aussi les assurances loyers impayés qui imposent au bailleur de devoir communiquer deux fois par écrit au locataire son retard de paiement.
Autrement, elles n’interviendront pas et n’indemniseront pas le bailleur.
Il est donc très important de conserver un historique des messages échangés avec ses locataires.
Une solution comme Smovin, qui centralise systématiquement les communications, peut se montrer très utile au moment de construire un dossier.
En principe, le locataire paye son loyer. Cependant, il existe des situations dans lesquelles effectivement, le locataire peut être exonéré partiellement ou, très rarement, totalement de son obligation de payer les loyers.
Cela vise notamment les situations dans lesquelles le bailleur serait en défaut de remplir une de ses propres obligations, comme l’obligation d’entretien ou de réparation du bien.
Le locataire peut alors décider de ne payer plus qu’une partie de son loyer tant que le dommage n’est pas réparé. Cette réduction de loyer ne peut qu’être temporaire et il doit avoir au préalable mis son bailleur en demeure.
La réduction du loyer doit aussi être proportionnée, une ampoule défectueuse ne peut par exemple pas justifier une baisse de 50 % du loyer. En général, il revient au locataire d’estimer le trouble de jouissance qu’il subit.
Si l’affaire va au tribunal, le tribunal déterminera si la réduction était justifiée et si elle doit être ajustée (en faveur du propriétaire ou du locataire). Le but est d’éviter les procédures longues et coûteuses.
Pour pouvoir s’exonérer de la totalité de son loyer, le trouble de jouissance doit être de 100 %, c’est-à-dire que le locataire est contraint de quitter l’habitation.
C’est par exemple le cas lorsque le bien est totalement insalubre (humidité, installations électriques dangereuses, insuffisance de chauffage en hiver, …).
Ce mécanisme s’appelle l’exception d’inexécution, si le bailleur ne respecte pas ses obligations, il n’y a pas de raisons que le locataire le fasse.
Cependant, si ce n’est pas justifié, le juge obligera le locataire à payer, comme pour un simple retard de paiement.
En cas de loyers impayés, différents recours sont possibles. Il y a les recours à l’amiable, qui sont à privilégier quand c’est possible, et les recours judiciaires, qui peuvent nécessiter du temps et de l’argent.
Proposer une gratuité ou une réduction
La première solution est de proposer une gratuité ou une réduction, cette possibilité est plus fréquente dans le cas des baux commerciaux. Le commerçant peut négocier une période de gratuité au démarrage du bail ou des périodes de réduction.
Les loyers peuvent ainsi être réduits pendant plusieurs mois, voire plusieurs années. Cette pratique s’est temporairement étendue à d’autres types de bail lors de la crise sanitaire.
Proposer un plan d’apurement
Il est possible de proposer un plan d’apurement, ce qui a aussi été beaucoup vu durant la période covid.
C’est la possibilité de répartir une dette d’un locataire sur plusieurs mois, ce qui peut lui permettre de respirer.
Procédure de conciliation
La procédure de conciliation n’est pas une procédure en justice, même si elle a lieu devant un organe judiciaire, le juge de paix.
C’est un processus volontaire qui a pour but de trouver un accord qui convienne aux deux parties d’un conflit.
Cette procédure a l’avantage d’être gratuite, et de ne pas nécessiter la présence d’un avocat.
Elle présente aussi l’avantage d’interrompre et de redémarrer à zéro la prescription, le délai de 5 ans mentionné plus tôt.
À la fin de la procédure de conciliation, soit le juge de paix constate qu’il n’y a pas de conciliation et chaque partie reprend ses droits pour pouvoir poursuivre une action en justice, soit il acte l’accord qui est intervenu.
L’accord sera alors consacré dans un acte du pouvoir judiciaire et sera équivalent à un jugement, il pourra dès lors être exécuté par un huissier de justice.
Pour un propriétaire, il peut être intéressant d’aller en conciliation dès le premier mois de retard, afin de montrer qu’il prend les choses en main et privilégie les voies amiables.
Enclencher la procédure, 2 possibilités :
Dans le cas où la conciliation n’aboutit pas à un accord, ou que les engagements ne sont pas respectés, les recours judiciaires deviennent la solution.
Il existe deux possibilités pour introduire la procédure, qui se différencient surtout au niveau du prix.
1) La première est le dépôt d’une requête écrite au greffe de la justice de paix, ce qui coûte plus ou moins 22 €.
2) La deuxième est de faire appel à un huissier de justice et d’introduire une citation à comparaître, ce qui, selon le nombre de pages, coûte rarement moins de 100 €.
La requête est généralement la solution à privilégier pour sa simplicité. Malheureusement, dans certains cas, il n’est pas possible de faire appel à une requête. C’est par exemple le cas lorsque le locataire n’a pas de domicile en Belgique.
Elle peut être déposée directement au tribunal, ou par voie électronique via e-Deposit, un programme mis en place par le SPF Justice qui permet de déposer des documents pour le tribunal qu’on souhaite.
L’avantage d’aller sur place est de pouvoir poser quelques questions sur la suite de la procédure auprès du greffe directement.
La compétence de la justice de paix dépend du territoire. Pour un bail portant sur un immeuble à Ixelles, il faudra s’adresser au juge de paix d’Ixelles.
Une requête déposée auprès d’un tribunal non compétent pourra se voir débouter par le juge, ce qui résultera en une perte de temps et d’argent.
L’audience et la décision du juge de paix
Plusieurs choses peuvent être demandées devant le juge. La première, c’est évidemment le paiement des loyers impayés dans le cas d’un retard. Comme dans les démarches amiables, le juge, s’il est clément, pourra octroyer un plan d’apurement au locataire.
Dans des cas très graves, le juge peut également décider de la résolution du bail et l’expulsion du locataire dans un certain délai.
Sa décision pourra dépendre de la gravité des manquements du locataire, de sa situation et des actions qui auront mené le bailleur au tribunal (rappels, mises en demeure, etc.), d’où l’intérêt de conserver des traces écrites.
Les décisions peuvent parfois varier en fonction de la région, chaque justice de paix a une jurisprudence différente et chaque juge peut porter un regard différent sur une même situation.
Un avocat devrait connaitre les justices proches et pouvoir anticiper les décisions selon la situation.
Avec de l’expérience, certains investisseurs chevronnés n’hésitent pas à aller directement devant le juge de paix dès 1 ou 2 mois d’impayés pour s’éviter des problèmes qu’ils ont déjà rencontrés par le passé.
Durée et coût de la procédure
Les durées de procédure dépendent fortement du type de bail. Les procédures pour les baux commerciaux sont souvent les plus longues, elles peuvent parfois durer plusieurs années.
Notamment parce qu’il y a des avocats, que les discussions sont en général plus complexes, que les enjeux sont plus importants, ce qui allonge la procédure.
S’il y a un appel, la procédure est de nouveau rallongée. Certaines justices de paix sont aussi plus débordées que d’autres.
Certains dossiers sont, quant à eux, résolus en à peine 2 mois. Pour estimer la durée de votre procédure, le mieux reste de demander à votre avocat, il n’y a pas vraiment de durée type. En général, en matière de bail de résidence principale, cela dure moins d’un an.
Le budget de la procédure est aussi une question clé qui dépend de nombreux facteurs.
Premièrement, la longueur de la procédure : une procédure qui est plus complexe demandera plus d’échanges de conclusions et donc engagera plus de frais de procédure, notamment au niveau des honoraires de l’avocat.
Le résultat final importe aussi grandement. Si vous avez gagné, le tribunal vous octroiera, si vous avez fait appel à un avocat, une indemnité de procédure qui viendra couvrir totalement ou en partie les frais engagés.
Si vous êtes passés par la citation et pas par la requête, de nouveaux frais s’ajoutent. Il faut également prendre en compte les expertises à réaliser, par exemple pour déterminer si la chaudière était cassée à cause du locataire ou à cause de son ancienneté.
À nouveau, il est recommandé de demander à votre avocat, au début du dossier, qu’il vous fournisse ses honoraires et une estimation du budget que représentera la procédure. Ces estimations peuvent très vite varier, mais peuvent être une première indication pertinente.
C’est assez rare, mais certains avocats font aussi des tarifs forfaitaires en matière de bail. Dans ces cas-là, vous savez à l’avance combien cela va vous coûter.
Pour éviter d’en arriver là, il existe une solution peu fréquente en Belgique, les assurances loyers impayés.
Ces assurances s’adressent principalement aux personnes physiques, elles coûtent généralement 3 à 5 % du loyer annuel et peuvent rembourser jusqu’à 12 mois de loyers impayés.
À noter que l’assurance rembourse seulement le montant maximum qu’elle a déterminé comme loyer pour le bien en question sur base du type de bien, de sa localisation ou de son état.
Il y a également d’autres contraintes, il faut notamment pouvoir prouver la solvabilité du locataire et l’assurance doit être contractée avant le début du bail. Toutes ces contraintes n’en font pas une solution très courtisée.
Schoups est un cabinet d’avocats qui a un bureau à Bruxelles et un bureau à Anvers et est actif dans toute la Belgique.
Le cabinet compte plus de 80 avocats actifs, notamment en construction et immobilier, mais également en droit des affaires, en droit public et en droit social.
Smovin permet aux utilisateurs de suivre quotidiennement et automatiquement le paiement des loyers grâce à une connexion entre la plateforme Smovin et les comptes bancaires qui perçoivent les loyers.
En cas de retard de paiement, le gestionnaire est alerté et peut directement envoyer un courrier au locataire, que ce soit par email, par SMS, par lettre, ou par lettre recommandée.
En plus de prévenir l’accumulation des retards de paiement, ce système vous permettra de constituer un dossier qui pourra être utilisé dans le cadre d’une procédure judiciaire.
