Studio Group telt verschillende bedrijven, waaronder vastgoedfilialen en winkelketens (41 in totaal vanaf juli 2021). Op vlak van onroerend goed zijn er woningen, handelshuurcontracten en parkeerplaatsen. De groep is actief in verschillende sectoren en houdt er uiteenlopende activiteiten op na.
Waarom Studio Group zijn diensten wilde digitaliseren? Om minder tijd te verliezen, minder fouten te maken, informatie meer te centraliseren, enz.
Binnen de groep kijkt Geoffrey Bricourt hoe de verschillende afdelingen werken en hoe hij de procedures kan optimaliseren teneinde het werk van de werknemers te vereenvoudigen.
Dringende nood aan digitaal vastgoedbeheer
Vóór Smovin had de boekhoudafdeling grote problemen en kon ze de dossiers niet meer tijdig verwerken. Na een analyse van de verdeling van de werktijd bleek dat het beheer van het patrimonium de meeste tijd in beslag nam. Het gaat dan vaak ook om arbeidsintensieve en tijdrovende taken. Het was dus belangrijk dat de dienst werd uitgerust met een digitale tool die een hele reeks taken kon automatiseren en tijd kon vrijmaken voor de teamleden.
De boekhoudafdeling had het heel moeilijk, stond onder zware druk en had een grote achterstand in de verwerking van de dossiers
Huurindexaties en betaalherinneringen: twee tijdrovende taken
Jessica Denamur, accountant, vertelt over haar eerste ervaringen in het bedrijf: “Toen ik 6 maanden geleden in dienst kwam, moesten we veel betaalherinneringen en indexeringsbrieven opstellen. Dat nam hele dagen in beslag! Voor elke klant moesten we handmatig het adres, de kopteksten, het te betalen bedrag, de bankrekeningnummers enz. wijzigen. Heel arbeidsintensief!”
Opvolging van de betalingen en gecentraliseerde informatie
“De boekhoudafdeling zat destijds in moeilijkheden, en de groep kende een vrij groot verloop. Het was dus erg ingewikkeld om bijgewerkte documenten te hebben. Alle betalingscontroles gebeurden handmatig, één na één, op basis van niet-bijgewerkte documenten. Dus niet alleen ging er veel tijd verloren, soms waren ze gebaseerd op onjuiste gegevens.”
Smovin, een intuïtieve en gebruiksvriendelijke oplossing
Studio Group was op zoek naar een oplossing die een reeks vastgoedbeheertaken kon automatiseren en zo tijd bespaarde. Na een marktanalyse kwam Geoffrey Bricourt uiteindelijk tot de conclusie dat Smovin als enige een lichte, gebruiksvriendelijke oplossing bood met maximale automatisering van de taken.
Eenvoudige onboarding
“Het platform is intuïtief en gebruiksvriendelijk. Het team had geen enkel probleem om aan de tool te wennen. De positieve resultaten na de verandering waren dan ook meteen merkbaar.
Verbeterde productiviteit van de boekhoudafdeling
“De komst van Smovin maakte een enorm verschil: hogere productiviteit, meer gemoedsrust en een boekhoudafdeling die eindelijk kan ademen. De toepassing bespaart ons heel veel tijd. Dus alleen al in dit opzicht was het de moeite waard. De werktijd van werknemers heeft een waarde en is een financiële kost die niet in de boekhouding voorkomt. Nochtans is het vaak een grote kost voor het bedrijf”.
Tijd bespaard
“Op vlak van vastgoedbeheer zijn we nu veel efficiënter dan vroeger. Hierdoor kan de boekhoudkundige dienst nu meer tijd besteden aan de behandeling van de andere dossiers van de groep. Het Smovin-effect was vrij snel voelbaar bij ons. ”
Opvolging van de betalingen: Isabelle-bankverbinding
“De automatische verbinding met Isabelle is een grote troef van Smovin. Voor mij veruit het grootste voordeel. Deze automatische betalingscontrole stelde ons in staat om heel wat recht te zetten: niet-gefactureerde zaken, nalatigheden, onbetaalde facturen … En daar is geen ontsnappen aan! Bij terugkerende taken is de kans veel groter dat een mens fouten maakt dan een machine. ”
Indexaties en betaalherinneringen: automatische taken
“Per klant kostte het ons vroeger 45 minuten om een indexeringsbrief te schrijven en 30 minuten voor een betaalherinnering. Met Smovin is de klus nu in een paar klikken geklaard. Een aanzienlijke tijdswinst dus.
Gemoedsrust
“Smovin biedt gemoedsrust, en dat voelt heel aangenaam aan. We weten dat alles wat door Smovin gebeurt, goed wordt gedaan. En dat we achteraf niets meer hoeven te controleren. Het is een mentale last minder. En zo kunnen we verdergaan met andere dingen.”
“Bovendien appreciëren we de reactiviteit en doeltreffendheid waarmee de klantendienst ons helpt.
