Studio Group compte plusieurs entreprises, dont des filiales immobilières et des chaînes de magasins (41 au total à partir de juillet 2021). Niveau immobilier, il y a des biens résidentiels, des baux commerciaux et des places de parking.
Actif dans différents secteurs, le groupe a des activités très diversifiées.
Studio Group est entré dans une volonté de digitaliser l’ensemble de ses services afin de pallier la perte de temps, le taux d’erreurs conséquent et la décentralisation des informations.
Geoffrey Bricourt – Security & IT Manager / Data Analyst chez Studio Telecom, est justement en charge, au sein du groupe, de regarder comment fonctionnent les différents départements et comment il pourrait optimiser les procédures afin de faciliter le travail des employés.
Un besoin urgent de digitaliser la gestion locative de Studio Group
Avant l’arrivée de Smovin, le département comptabilité était en grande difficulté et n’arrivait plus à suivre le traitement des dossiers.
Après une analyse de la répartition du temps de travail, il s’est avéré que la gestion du patrimoine occupait une grande partie de celui-ci.
Effectivement, ce sont bien souvent des tâches laborieuses et chronophages. Il était donc primordial d’équiper le département d’un outil digital qui pourrait automatiser toute une série d’actions et ainsi libérer du temps aux membres de l’équipe.
Le département comptabilité était en grande difficulté, sous pression avec énormément de retard accumulé dans le traitement des dossiers
Indexations des loyers, rappels de paiement : des tâches chronophages
Jessica Denamur, experte comptable, nous explique ses débuts dans l’entreprise : « Quand je suis arrivée dans l’entreprise il y a 6 mois, on a dû rédiger énormément de lettres de rappels de paiement ainsi que des courriers d’indexation.
Cela nous prenait des journées entières ! Pour chaque client, il fallait manuellement changer l’adresse, changer les en-têtes, le montant à payer, les numéros de compte bancaire… Le travail était vraiment laborieux ! ».
Suivi des paiements et centralisation des informations
« Le service comptabilité étant en difficulté à l’époque, le groupe a connu un turnover assez conséquent. C’était donc très compliqué d’avoir des documents à jour.
Toutes les vérifications des paiements se faisaient manuellement, sur base de documents non mis à jour… Donc outre le temps perdu à réaliser ces vérifications une à une, on se basait parfois sur des données erronées. »
Smovin, une solution intuitive et une prise en main facile
Studio Group était à la recherche d’une solution qui leur permettrait de gagner du temps en automatisant toute une série de tâches liées à la gestion immobilière.
Finalement, après analyse du marché, Geoffrey Bricourt en est arrivé à la conclusion que Smovin était le seul prestataire à proposer une solution légère, facile à prendre en main avec une automatisation des tâches portée à son maximum.
Un onboarding facile
« La plateforme est intuitive et simple d’utilisation, l’équipe n’a eu aucun problème à s’approprier la solution et les résultats positifs suite au changement ont été immédiats ».
Une meilleure productivité du service comptabilité
« L’arrivée de Smovin a changé énormément de choses, une meilleure productivité, une tranquillité d’esprit et un département comptabilité qui respire enfin.
L’application nous fait gagner énormément de temps, rien qu’à ce niveau-là, elle est déjà remboursée.
Le temps de travail des employés a une valeur, un réel coût financier qui n’apparait pas dans les comptes, mais ce sont des coûts pour l’entreprise et bien souvent conséquents ».
Gain de temps
« On est beaucoup plus efficaces maintenant qu’avant sur les tâches en gestion immobilière. Cela permet au service comptabilité d’investir le temps libéré dans le traitement des autres dossiers du groupe.
L’effet Smovin a été assez immédiat chez nous. »
Suivi des paiements : connexion bancaire Isabel
« La connexion automatique avec Isabel est un atout de taille chez Smovin, je dirais de loin le meilleur avantage.
Cette vérification des paiements automatique nous a permis de récupérer pas mal de cadavres : des choses non facturées, des oublis, des factures non payées… c’est inévitable !
Sur des tâches récurrentes, un humain a beaucoup plus de chances de commettre des erreurs qu’une machine. »
Indexations et rappels de paiement : tâches automatiques
« Par client, la rédaction d’un courrier d’indexation nous prenait 45 minutes, pour un rappel de paiement, 30 minutes.
Maintenant avec Smovin en quelques clics seulement c’est envoyé. Le gain de temps est considérable. »
Tranquillité d’esprit
« Smovin offre une tranquillité d’esprit qui est très confortable. On sait que ce qui est pris en charge par Smovin est fait correctement et que l’on ne doit pas vérifier par après. C’est une charge mentale en moins et ça nous permet d’avancer sur autre chose. »
« De plus, la réactivité et l’efficacité avec laquelle on n’est pris en charge par le service client est très appréciable ».
