België slaat een belangrijke weg in op het vlak van administratief en fiscaal beheer: de algemene invoering van elektronische facturatie.
Vanaf 1 januari 2026 zullen alle btw-plichtige ondernemingen verplicht elektronische facturen moeten uitreiken en ontvangen.
Bent u eigenaar van meerdere panden en beheert u deze via een vennootschap of in een professionele context? Dan is de kans groot dat deze verplichting ook voor u geldt.
Wat is elektronische facturatie (e-invoicing)?
Elektronische facturatie, of e-invoicing, is het volledig digitale proces van het aanmaken, verzenden, ontvangen en opslaan van facturen.
Een elektronische factuur is een gestructureerd document in het XML UBL-formaat (Universal Business Language), conform de Europese norm EN 16931. Dit formaat maakt het mogelijk dat boekhoud- en beheersoftware facturen automatisch lezen en verwerken, zonder manuele tussenkomst.
De factuur wordt volledig automatisch opgesteld, verzonden, ontvangen en verwerkt via compatibele IT-systemen.
In België maakt e-facturatie deel uit van een Europees digitaliseringsinitiatief, met als doel:
- de administratieve kosten te verlagen,
- betalingen te versnellen,
- transparantie te verhogen,
- en fouten te verminderen.
Het is bovendien milieuvriendelijker, omdat er geen papier meer nodig is.
De verzending van e-facturen verloopt grotendeels via het PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement Online), dat een veilige uitwisseling van elektronische documenten garandeert via een gecertificeerd toegangspunt.
Wie valt onder de nieuwe regelgeving in België?
De hervorming is van toepassing op alle btw-plichtige ondernemingen, ook in de vastgoedsector.
Vanaf 1 januari 2026 zullen alle facturen tussen bedrijven (B2B-transacties) verplicht via een gestructureerd elektronisch formaat moeten worden uitgewisseld en via het Peppol-netwerk verlopen.
Als vastgoedeigenaar bent u betrokken indien u:
- uw panden beheert via een vennootschap of een btw-plichtige structuur,
- commerciële huur, kantoorruimte of gemeubileerde woningen met btw-optie factureert,
- kosten of diensten herfactureert (met btw),
- of facturen ontvangt van leveranciers die onder deze verplichting vallen.
Bent u daarentegen een particulier die enkel woonvastgoed verhuurt zonder btw, dan valt u niet onder de verplichting om elektronische facturen uit te reiken.
Toch zult u wellicht elektronische facturen ontvangen van professionele dienstverleners, en moet u dus beschikken over een systeem om die te kunnen verwerken.
Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie?
Naast het verplichte karakter, biedt e-facturatie heel wat voordelen:
- Tijdswinst: het hele proces van opmaak tot verzending en ontvangst is geautomatiseerd.
- Geen manueel werk meer: facturen worden automatisch gegenereerd en verzonden – geen e-mails of brieven meer nodig.
- Minder fouten: dankzij het gestructureerde formaat worden vergissingen in bedragen, btw of klantgegevens beperkt.
- Betere conformiteit: bij een fiscale controle zijn uw documenten conform, elektronisch opgeslagen en voorzien van een tijdstempel.
- Meer veiligheid en transparantie: Peppol garandeert een veilige uitwisseling en helpt bij de strijd tegen fraude.
- Lagere kosten: u vermijdt papier- en verzendkosten.
Welke impact heeft dit op uw dagelijkse beheer?
Als professionele vastgoedeigenaar moet u zich voorbereiden op enkele concrete veranderingen:
- U moet een facturatiesoftware gebruiken die compatibel is met Peppol en die gestructureerde UBL-facturen kan aanmaken.
- Facturen in PDF-formaat zullen niet langer aanvaard worden in een B2B-context onder btw.
- U zult gebruik moeten maken van een Peppol-toegangspunt om facturen te verzenden en te ontvangen.
Hoe zich efficiënt voorbereiden?
Hoewel de verplichting pas vanaf januari 2026 ingaat, is het aan te raden nu al de nodige stappen te zetten.
Hier zijn vier stappen om u voor te bereiden op e-invoicing:
1) Breng uw huurcontracten en btw-verplichtingen in kaart
Controleer of sommige van uw verhuringen onderworpen zijn aan btw.
Dat is vaak het geval bij commercieel vastgoed, kantoren of gemeubileerde woningen.
2) Evalueer uw huidige tools
Gebruikt u al software om facturen op te maken?
Is die compatibel met het vereiste formaat (UBL) en het Peppol-netwerk?
Zo niet, registreer u dan op het Peppol-netwerk om een identificatiecode te verkrijgen en zo conform te zijn.
3) Maak uw overstap eenvoudiger met een tool zoals Smovin
Smovin laat u toe om elektronische facturen eenvoudig en veilig te versturen door uw vennootschap te verbinden met het Peppol-netwerk via zijn partner B2B Router.
U kunt zo zowel verkoopfacturen als creditnota’s elektronisch beheren, wat tijd bespaart, fouten vermindert en de transparantie ten opzichte van huurders verhoogt.
Smovin controleert automatisch of uw huurder geregistreerd is op Peppol en verstuurt de factuur via het juiste kanaal, zonder manuele actie van uw kant.
Een eenvoudige en efficiënte manier om aan de regelgeving te voldoen, terwijl u uw facturatieproces versnelt en vereenvoudigt.
