Bij elke huurderswissel moeten de meterstanden voor elektriciteit en gas worden vastgelegd. Het energieovernamedocument doet precies dat en bepaalt wie welke verbruiksperiode betaalt.
Ontbreekt het document, dan blijft de meter op naam van de vertrekkende huurder lopen of komt de rekening bij jou terecht. Hieronder lees je wie tekent, welke gegevens verplicht zijn en binnen welke termijn je het formulier doorstuurt.
Energieovernamedocument, de belangrijkste punten voor de verhuurder
- Het document legt de meterstanden vast op de exacte dag van de overdracht, niet op de datum van het huurcontract.
- Zowel de vertrekkende bewoner als de overnemer ondertekent, en de verhuurder houdt best een derde exemplaar bij.
- De EAN-code van elk leveringspunt moet erop staan, want dat is het enige nummer dat de leverancier herkent.
- Stuur het formulier binnen enkele dagen na de sleuteloverdracht door, anders werkt de leverancier met een schatting.
- Staat de woning tijdelijk leeg, dan neemt de verhuurder zelf de rol van overnemer op.
Waar vind je een geldig energieovernamedocument?
Je hoeft geen eigen tabel te maken. Er bestaat een standaardformulier, opgesteld door de drie gewestelijke energieregulatoren (de VREG in Vlaanderen, de CWaPE in Wallonië en BRUGEL in Brussel), dat elke energieleverancier in België moet aanvaarden. Het bevat vooraf de velden die anders altijd vergeten worden.
Selectra biedt dit formulier gratis aan als invulbare pdf in het Nederlands, het Frans en het Engels. Voor een verhuurder is dat meertalige aspect geen detail.
Een Franstalige of anderstalige huurder tekent zelden vlot een document dat hij niet volledig begrijpt, en een zelfgemaakte vertaling verzwakt de bewijswaarde. Een invulbaar formulier dwingt bovendien af dat de EAN-code en de overnamedatum effectief worden ingevuld.
Welke gegevens verplicht op het energieovernamedocument staan?
Een onvolledig document wordt geweigerd, of erger, maanden later betwist. Vier blokken zijn onmisbaar.
Het leveringspunt
Volledig adres met verdieping en busnummer, EAN-code elektriciteit en indien van toepassing EAN-code gas. Die codes horen bij de woning, niet bij de bewoner.
De meterstanden
Dag- en nachtstand bij een tweevoudige meter, stand van de budgetmeter indien aanwezig, gasstand in kubieke meter. Noteer ook het meternummer, dat verschilt van de EAN-code.
De identiteit van beide partijen
Naam, geboortedatum en contactgegevens van de vertrekker en de overnemer, plus het nieuwe adres van de vertrekker voor zijn slotfactuur.
Datum en twee handtekeningen
Zonder de handtekening van de vertrekkende huurder heeft het document geen enkele waarde tegenover de leverancier.
Het logische moment om dit te regelen is de plaatsbeschrijving bij uittreding, wanneer beide partijen nog samen in de woning staan. Wie de handtekening uitstelt tot later, krijgt ze in de praktijk zelden nog.
Wanneer en naar wie je het energieovernamedocument doorstuurt?
Het document gaat naar de leverancier van de vertrekkende huurder en naar die van de overnemer. De meeste leveranciers aanvaarden een leesbare scan via hun klantenzone of per e-mail, wat sneller gaat dan een aangetekende zending.
De termijn is bepalend. Na enkele weken maakt de leverancier een schatting op basis van het historische verbruik van de woning, en die schatting laten corrigeren vraagt een formele klacht. De nieuwe huurder krijgt dan een factuur voor een periode die hij niet heeft verbruikt, en in dat gesprek wordt de verhuurder altijd betrokken.
Twee situaties vragen extra aandacht. Vertrekt de huurder zonder iets te melden, dan zijn gedateerde foto’s van de meterstanden samen met een plaatsbeschrijving door een deskundige het beste alternatief. Wordt de woning verkocht in plaats van opnieuw verhuurd, dan gebeurt de overname tussen verkoper en koper op de dag van de akte, en niet op de dag van de sleuteloverdracht.
Houd je huurderswissels op orde?
Eén gemiste overname kost weinig. Over tien of twintig panden wordt het een terugkerende verliespost en een bron van discussies bij het einde van de huur. Wie huurcontracten, plaatsbeschrijvingen en overnamedocumenten op één plek bewaart, vindt een meterstand terug in enkele seconden. Ontdek hoe Smovin je residentiële verhuur structureert.
