▶︎ Le texte qui suit est issu du webinar sur l’utilisation du digital dans la gestion immobilière, avec Smovin et Syndic4You (qui a aujourd’hui changé de nom pour s’appeler Syndic Yourself).
Posons le contexte du secteur immobilier en Belgique, principalement en ce qui concerne les immeubles à appartements. Il y a environ 225 000 immeubles résidentiels dans le pays, abritant environ 1 500 000 appartements, ce qui donne une moyenne de six appartements par immeuble.
Chez Syndic4you, nous avons observé une tendance notable avec environ 150 000 copropriétés. Parmi les 225 000 immeubles à appartements, certains ne sont pas en copropriété. La copropriété signifie que différents propriétaires possèdent des appartements dans le même immeuble.
Actuellement, environ 7 000 nouvelles copropriétés sont créées chaque année en Belgique, un chiffre significatif. Cette augmentation n’est pas due à la construction de nouveaux immeubles, mais plutôt à la division d’immeubles existants. Par exemple, une maison de maître typique à Bruxelles peut être subdivisée en 4 à 6 appartements, chacun vendu séparément, créant ainsi une nouvelle copropriété.
Le problème aujourd’hui est que, bien que le nombre de copropriétés soit en forte croissance, le nombre de syndics professionnels est en déclin. Le syndic est pourtant une obligation légale : il doit gérer les parties communes de la copropriété. Un syndic peut être un professionnel, souvent un agent immobilier certifié par l’IPI, ou l’un des propriétaires de l’immeuble. Cependant, le métier de syndic professionnel est de moins en moins attractif, contribuant à cette pénurie.
Nous sommes confrontés à un problème significatif : un marché en croissance confronté à un nombre décroissant de gestionnaires. Ce fossé grandissant est le défi que nous relevons chez Syndic4You. Grâce à la législation actuelle, un propriétaire peut gérer lui-même sa copropriété, et notre rôle est de l’accompagner dans cette démarche.
Chez Smovin, nous constatons une augmentation significative du nombre de multipropriétaires, une tendance qui s’est intensifiée au cours des années 2010. Cette montée fait suite à la crise financière de 2008, qui a généré une méfiance marquée des investisseurs envers les marchés financiers.
De plus, la forte baisse des taux d’intérêt observée durant la même période a également joué un rôle crucial. Ces facteurs, parmi d’autres, ont encouragé un nombre croissant de personnes à investir dans l’immobilier. Nous voyons ainsi émerger de plus en plus de petits multipropriétaires, notamment des jeunes désireux de constituer un patrimoine immobilier. Smovin est là pour les accompagner dans l’optimisation de la gestion de ce patrimoine. Par conséquent, notre marché est également en pleine expansion.
Chez Smovin, nous avons dialogué ces dernières années avec des milliers d’investisseurs intéressés par le secteur immobilier, qu’ils soient novices ou actifs depuis plusieurs années.
Nous avons remarqué un désordre notable dans la gestion administrative et des flux financiers au quotidien.
Dans les premières années de gestion immobilière, lorsqu’ils acquièrent de nouveaux biens, les investisseurs s’en sortent durant la première et la deuxième année. Cependant, à mesure que leur portefeuille s’élargit à quatre, cinq ou six propriétés, les complications commencent à apparaître après deux ou trois ans. Les tableaux Excel s’accumulent, entraînant une perte progressive d’informations. Les détails importants se perdent, et un désordre s’installe à mesure que l’historique de gestion se complexifie et devient difficile à suivre.
En outre, maintenir à jour les carnets d’adresses, les adresses email, et les numéros de téléphone des locataires devient un défi constant, ajoutant à la complexité. La régionalisation des législations sur les baux, qui varie d’une région à l’autre, complique encore l’accès à des informations juridiques fiables.
Pour ces raisons, dès que la taille du patrimoine immobilier atteint un certain seuil, il devient essentiel de recourir à une assistance digitale.
Beaucoup d’investisseurs ne se rendent pas compte de ces complications. Ils continuent de gérer leur patrimoine via des classeurs Excel et des dossiers papier.
Cependant, lorsqu’ils choisissent de collaborer avec nous et que nous les aidons à lancer leur activité, nous découvrons souvent des manquements accumulés qu’ils n’avaient pas détectés, tels que des indexations incorrectes et des loyers impayés depuis des mois.
En fin de compte, maintenir de l’ordre et une structure efficace dans la gestion de multiples locataires devient extrêmement difficile. C’est là que Smovin intervient pour apporter des solutions optimales et aider les investisseurs à surmonter ces défis.
Syndic4You opère dans un contexte très similaire à celui de Smovin, gérant d’importantes responsabilités tant administratives que financières. Pour rappeler brièvement les fonctions d’un syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole (la description des tâches reste identique), il est essentiel de distinguer trois domaines principaux : technique, administratif, et financier.
Le syndic doit assurer la maintenance du bâtiment, garantir la réalisation des travaux dans les délais, et s’assurer que les entretiens annuels, comme ceux des chaudières, soient effectués.
Il doit également gérer les aspects administratifs, en veillant notamment à l’organisation d’une assemblée générale annuelle et à la prise de décisions en collégialité durant cette réunion.
Sur le plan financier, il est chargé de la collecte des factures, de leur paiement, et de l’établissement du décompte des charges en fin d’année.
Ces responsabilités peuvent sembler complexes et chronophages, engendrant souvent de la frustration, surtout lorsqu’il s’agit de recueillir les paiements des copropriétaires.
C’est pour simplifier ces tâches que Syndic4You a été créé. Grâce au digital, de nombreuses opérations administratives et comptables peuvent être automatisées, telles que les décomptes automatiques, réduisant considérablement le volume de travail.
En ce qui concerne la gestion administrative, comme les assemblées générales, l’utilisation d’une plateforme numérique permet de préparer un ordre du jour avec tous les points légaux à aborder et le type de votes à effectuer. Le procès-verbal se génère automatiquement à la fin de la réunion.
Ces outils numériques peuvent non seulement faire gagner beaucoup de temps, mais aussi offrir une grande assurance à ceux qui ne sont pas habitués à gérer de telles réunions.
Bien que le digital simplifie de nombreuses tâches, dans le domaine de la copropriété, il est également crucial de disposer d’une assistance humaine, notamment pour les situations exceptionnelles comme les sinistres. Avoir un support humain complète l’aspect digital et facilite la gestion des situations complexes, humanisant ainsi le processus.
Cette digitalisation du secteur immobilier offre l’avantage de pouvoir gérer les choses par soi-même, sans dépendre d’un tiers. Cela est vrai tant pour Syndic4you que pour la gestion locative, bien que le métier de régisseur de biens ou de gestion locative existe toujours.
Syndic4you comprend un module dédié aux assemblées générales de copropriété. Une telle assemblée fonctionne de manière similaire à celle d’une société, avec un ordre du jour qui doit être communiqué aux copropriétaires au moins deux semaines à l’avance.
Il est crucial de solliciter en amont les points que les copropriétaires souhaitent inscrire à l’agenda, car ce sont eux qui déterminent les sujets à discuter et les décisions à prendre concernant la copropriété.
L’ordre du jour est transmis à tous les copropriétaires via notre plateforme. Lors de l’assemblée, vient le moment crucial des votes. Chaque copropriétaire vote ‘oui’ ou ‘non’ sur chaque point débattu, et l’impact de son vote est pondéré selon sa part dans la copropriété.
Notre outil calcule instantanément les majorités requises pour chaque vote, éliminant ainsi le besoin de calculs post-assemblée.
À la conclusion de l’assemblée générale, les décisions prises sont immédiatement connues : nous savons quels points ont été acceptés ou rejetés, et le procès-verbal peut être signé sur-le-champ.
Nous automatisons le suivi des paiements des loyers grâce à notre plateforme connectée aux comptes bancaires de nos utilisateurs, permettant ainsi une vérification automatique des paiements.
De plus, nous proposons un service d’indexation automatique. Nous avons observé que les indexations sont souvent mal gérées ou négligées par les propriétaires, faute de temps ou de connaissances sur leur calcul. Notre service assure que les indexations soient toujours à jour.
Dans un contexte d’inflation élevée, nombreux sont les propriétaires qui choisissent de ne pas appliquer l’indexation intégrale. Notre plateforme leur fournit néanmoins les calculs exacts, leur permettant d’informer les locataires de leur décision, ce qui contribue à maintenir de bonnes relations entre les deux parties.
Nous facilitons également la communication entre propriétaires et locataires en automatisant une partie significative de celle-ci, économisant ainsi du temps précieux pour les propriétaires et centralisant les informations.
Notre système cloud full web centralise tous les documents, l’historique des paiements, ainsi que les communications, et rappelle les dates clés.
En Belgique, où les règles des baux sont régionalisées, entraînant trois législations différentes, beaucoup de propriétaires ne sont pas au courant des spécificités légales. Nous les aidons à naviguer ces complexités pour une gestion optimale de leurs biens locatifs.
Nous visons également à offrir davantage de rapports financiers pour que les propriétaires puissent évaluer la santé financière de leur patrimoine et anticiper leur capacité d’emprunt futur, la valeur de leur patrimoine, et d’autres décisions financières importantes.
Notre mission est de fournir aux propriétaires les outils nécessaires pour prendre les meilleures décisions et accompagner le développement de leur patrimoine immobilier.
Nous avons développé chez Syndic4you une plateforme digitale qui intègre tous les aspects de l’écosystème immobilier, en simplifiant notamment la comptabilité pour la rendre accessible même à ceux qui ne sont pas familiers avec cette discipline.
J’ai personnellement testé notre outil avec mon père, qui n’est pas très à l’aise avec les nouvelles technologies, pour m’assurer de sa facilité d’utilisation. Une fois qu’il a réussi à l’utiliser pour gérer sa comptabilité, j’ai su que nous avions atteint notre objectif.
La comptabilité est rendue simple avec des rapports faciles à comprendre, ce qui résout un problème majeur dans le monde de la copropriété : les rapports de décomptes complexes et volumineux. Nous automatisons ce processus pour maximiser le gain de temps et minimiser les erreurs.
Récemment, nous avons intégré la possibilité d’ouvrir des comptes bancaires en ligne via un partenariat avec une fintech à Paris. Cela permet aux utilisateurs d’avoir un compte de copropriété avec deux IBANs directement liés à la plateforme, simplifiant ainsi chaque transaction qui s’intègre automatiquement à la comptabilité. À la fin de l’année, il suffit de tirer les décomptes pour l’assemblée générale.
Par le passé, les utilisateurs devaient encoder chaque facture et paiement manuellement, ce qui doublait le travail et augmentait les risques d’erreurs typographiques. La connexion des comptes bancaires à la plateforme a révolutionné ce processus.
De plus, nous comprenons que la responsabilité peut effrayer les copropriétaires qui souhaitent devenir syndics. Pour cela, nous incluons une assurance de responsabilité civile dans nos packages pour couvrir les erreurs potentielles.
Nous offrons également un accès à une marketplace de prestataires pour tous les besoins de services, et nous soutenons nos clients avec une équipe interne d’experts – comptables, juristes, et anciens syndics – prêts soutenir nos clients au quotidien.
En outre, nous avons créé la ‘Syndic4you Academy’, une plateforme de formation en ligne gratuite pour ceux désirant devenir syndics bénévoles. Ce programme inclut des cours modulaires courts avec un examen final et une certification, répondant au manque d’informations disponibles pour les propriétaires de copropriétés.
Nous sommes convaincus que bien former les futurs syndics mènera à un parc immobilier mieux géré en Belgique.
Chez Syndic4you, tout comme chez Smovin, une fonctionnalité clé est la possibilité de lier les comptes bancaires à la plateforme. Bien que Smovin permette de lier différents types de comptes, chez Syndic4you, nous encourageons la création de nouveaux IBANs pour une intégration optimale.
Ainsi, nous répondons aux besoins de nos propriétaires en leur fournissant les outils nécessaires pour une gestion efficace et simplifiée de leur patrimoine immobilier. Cela deviendra la norme à l’avenir, avec un risque d’erreur pratiquement nul.
La crise du Covid n’a fait qu’amplifier ce phénomène de digitalisation. Aujourd’hui, la digitalisation n’est plus un choix, c’est une évidence pour tout le monde, quel que soit le domaine.
Depuis l’arrivée du Covid, un arrêté royal a complètement suspendu les assemblées générales de copropriété, bloquant de nombreuses décisions importantes qui nécessitaient l’approbation de ces assemblées.
Face à cette situation, le législateur a adapté les règles, permettant la tenue des assemblées générales via vidéoconférence. Nous avons réagi rapidement en développant notre propre module de vidéoconférence, permettant ainsi à nos clients de poursuivre leurs assemblées générales en ligne.
L’expérience a été très positive. Par exemple, dans notre copropriété, nous avons tenu notre assemblée à distance et tout s’est extrêmement bien passé. Nous avions des craintes concernant le taux d’adoption, notamment chez les personnes âgées. Cependant, nous avons observé chez nos clients que les sessions se déroulaient de manière fluide.
Il est vrai que l’adoption de cette technologie peut être plus difficile pour les personnes âgées, mais globalement, les résultats ont été satisfaisants.
À l’avenir, la gestion de propriété devra inévitablement passer par des plateformes comme la nôtre ou en tout cas, être gérée directement par les propriétaires eux-mêmes.
Ce changement est dicté par l’évolution du marché, où le métier de syndic, en pénurie depuis 2021 selon le Forum, est en déclin. Les syndics qui subsisteront se concentreront probablement sur les grands complexes immobiliers.
Cela signifie que la majorité du marché, représentant environ 80% des 225 000 copropriétés, soit plus ou moins 180 000, devra adopter des outils digitaux ou prendre en main leur gestion.
Ce changement nécessite avant tout un changement d’état d’esprit. Les gens doivent comprendre qu’ils doivent prendre en main la gestion de leur copropriété. Après tout, dans nos propres maisons ou appartements, nous gérons déjà nos affaires personnelles, payons nos factures et faisons appel à des prestataires pour des réparations. Pourquoi la gestion d’une copropriété serait-elle différente ?
La gestion peut sembler une montagne administrative, mais notre rôle est d’aider nos clients dans cette transition et d’automatiser le processus pour rendre les tâches futiles, voire agréables et agréables.
En parallèle, les banques traditionnelles se détournent de la gestion des comptes de copropriété, jugés peu rentables. Face à cette réalité, nous avons lancé notre propre néobanque. Les banques traditionnelles rencontrent des difficultés à ouvrir de nouveaux comptes de copropriété et le processus peut prendre jusqu’à six semaines. Chez Syndic4you, nous ouvrons un compte de copropriété en seulement 72 heures, gratuitement, inclus dans nos services, alors que les banques traditionnelles facturent environ 150 € annuellement pour ce type de compte.
Nous sommes convaincus d’offrir une solution durable aux problèmes actuels et futurs liés à la gestion bancaire et à la gestion de copropriété. Nous constatons déjà un intérêt croissant, notamment de la part de clients qui se retrouvent sans syndic suite à des désengagements.
Nous observons également des développements similaires en France, où une plateforme comparable à la nôtre a émergé quelques années avant nous et est rapidement devenue le cinquième acteur majeur sur le marché français de la gestion de copropriété pour les syndics bénévoles.
Notre vision pour l’avenir se base sur une conviction forte : nous anticipons une augmentation du nombre de multipropriétaires dans les années à venir. Plusieurs facteurs influencent cette tendance, notamment des taux d’intérêt historiquement bas, bien qu’ils commencent à remonter, et une méfiance croissante envers les marchés financiers.
L’immobilier est actuellement très en vogue, particulièrement parmi les jeunes investisseurs qui voient dans ce secteur un moyen fiable de bâtir leur patrimoine.
Notre mission est d’être aux côtés de tous ces investisseurs pour rationaliser leur gestion et les aider à développer efficacement leur patrimoine immobilier.
Nous prévoyons également un durcissement de la législation à l’égard des multipropriétaires. Bien que la question de la taxation des revenus immobiliers soit débattue depuis plus de 40 ans, elle gagne en intensité et semble inévitable. Cette future taxation aura un impact direct sur les rendements des investissements immobiliers, soulignant l’importance pour les investisseurs de rationaliser et d’optimiser la gestion de leurs actifs.
Les changements climatiques nécessiteront aussi des mises à niveau environnementales significatives du parc immobilier. Les propriétaires devront investir pour rendre leurs bâtiments conformes aux nouvelles normes environnementales, ce qui ajoutera des défis supplémentaires à la gestion de leur patrimoine.
En outre, nous observons des initiatives, comme à Bruxelles, visant à encadrer les loyers, à l’image de ce qui se fait déjà à Paris. Ces mesures législatives, qui pourraient ne pas être perçues comme favorables par les investisseurs, renforcent notre conviction de la nécessité d’outils et de solutions numériques pour une gestion optimisée.
C’est ainsi que nous envisageons notre rôle dans les prochaines années, prêts à accompagner les propriétaires et investisseurs à travers les évolutions à venir dans le secteur immobilier.
