Excel is een van de meest gebruikte en tegelijk ook minst geschikte hulpmiddelen bij rentmeesters (grote foutenmarge, extra werklast en complex gebruik). Aan de boekhouding en financiële planning van vastgoedbeheer zijn een aantal uitdagingen verbonden.
Omwille van de aard van de onderneming is vastgoedbeheer ook veel ingewikkelder dan andere klassieke boekhoudkundige taken. De opvolging van de dossierkosten, laattijdige betalingen, kosten bij betalingsachterstand, budgettering van de herstellingen en het innen van de huur zijn maar enkele van de taken van een rentmeester.
Volgens PropertyManagement.com, bron voor informatie en middelen over vastgoedbeheer, missen spreadsheets drie belangrijke zaken ten opzichte van vastgoedprogramma’s.
1. Gebruiksgemak
Van Excel valt moeilijk te zeggen dat het intuïtief en ergonomisch is. Niet alleen de interface, ook functies als macro’s en formules zijn soms moeilijk onder de knie te krijgen. Het leerproces en het gebruik zelf kunnen wel eens een werk van lange adem zijn en de deur openzetten naar fouten.
2. Foutenmarge en tijdverlies
Voor rentmeesters die meerdere panden beheren met Excel kunnen er fouten schuilen in de gegevens. Dat betekent vele uurtjes extra werk voor uw boekhouder of voor uzelf. Om nog maar te zwijgen van eventuele beslissingen die op basis van foute gegevens worden genomen voor een huurder of klant.
Uit een recente studie van de Universiteit van Hawaï blijkt dat 88% van de spreadsheets fouten bevat, de meeste daarvan als gevolg van een foute ingave. De flexibiliteit van spreadsheets kan nadelig zijn voor wie ze gebruikt als volledig monitoringprogramma voor vastgoedbeheer.
Voeg daarbij de tijd die u met Excel doorbrengt om elke ingave te controleren en in te voeren, huurgelden te innen of herinneringen voor laattijdige betalingen op te stellen, boven op het invullen van de tabellen.
3. Automatische taken
Excel en Google Sheets zijn dan wel uitstekende middeltjes voor gegevensopslag, toch zijn ze niet geschikt om gegevens te beheren, in te kijken en communiceren.
Maar ze beschikken vooral niet over automatische herinneringsfuncties. En die kunnen wel eens handig blijken. Meldingen voor het vernieuwen van huurcontracten, voor huurindexaties of om betaalherinneringen met één klik naar huurders te versturen, zijn onontbeerlijk voor een rentmeester.
Alternatieven voor Excel
Hoe groter uw portefeuille wordt, hoe minder interessant spreadsheets kunnen worden. Hoe complexer uw vastgoedbeheer, hoe moeilijker het wordt om alles duidelijk en nauwkeurig op te volgen.
Programma’s voor vastgoedbeheer zijn speciaal gemaakt om te beantwoorden aan de vereisten van het beroep en om rentmeesters toe te laten tijd vrij te maken voor taken met een grote meerwaarde.
Bij Smovin genieten klanten 360° visibiliteit voor hun panden dankzij een gecentraliseerd klantenbeheer, waarbij ze alle operationele taken onder controle houden. Met Smovin kunt u ook een gepersonaliseerde tarieventabel opstellen voor uw honoraria. En die moet u alleen nog maar naar uw klanten sturen! In een oogopslag maakt u professionele en personaliseerbare financiële rapporten aan met daarin alle belangrijke informatie over een pand. Smovin biedt nog vele andere functies die u het leven zoveel gemakkelijker maken.
Met minder paperassen kunt u meer tijd besteden aan de groei van uw bedrijf.
