Une facture de loyer est un document comptable émis par le propriétaire à son ou ses locataires pour lui demander le paiement du loyer.
Elle doit obligatoirement être générée par le propriétaire lorsque le locataire est un professionnel.
Il est important de ne pas confondre facture de loyer avec quittance de loyer ou encore avec avis d’échéance.
En effet, la facture de loyer doit être envoyée au(x) locataire(s) avant la date à laquelle le paiement est dû et est un justificatif comptable contrairement à l’avis d’échéance.
De son côté, la quittance de loyer est un document qui est émis par le propriétaire attestant que le locataire a bien payé le loyer et les charges.
Pourquoi le propriétaire doit-il créer une facture de loyer ?
La facture de loyer remplit les fonctions suivantes :
- Valeur commerciale : elle détaille les informations concernant cette prestation de vente, dans ce cas-ci la description des services du logement, la période facturée, l’identité des différentes parties, etc.
- Valeur juridique : elle permet de prouver qu’une prestation de vente, dans ce cas-ci la mise à disposition d’un local en échange d’un loyer, a lieu.
- Valeur comptable : elle équivaut à un justificatif comptable.
- Valeur fiscale : elle permet de gérer la TVA présente sur le loyer.
Que doit contenir une facture de loyer ?
Il est essentiel que la facture de loyer contienne l’ensemble des obligations prévues au sein de l’article du Code du Commerce. Il est donc obligatoire de mentionner l’identité et les coordonnées du propriétaire et du locataire.
Il faut également préciser toutes les informations relatives au bien, ainsi que si d’autres services tels que l’électricité et l’internet sont compris dans le loyer.
La période pour laquelle la facture est émise doit également être spécifiée, ainsi que le montant du loyer et à partir de quand celui-ci est considéré comme en retard.
Voici un récapitulatif des différents éléments devant obligatoirement se retrouver sur la facture de loyer :
- Le logo de l’entreprise
- La date d’émission
- Le numéro de la facture
- L’identité et les coordonnées du propriétaire
- L’identité et les coordonnées du locataire
- La description des services du logement
- La période facturée
- Le consignataire
- Le sous-total
- Les remises éventuelles
- Le taux d’imposition
- Le solde à payer
Facture de loyer et TVA
La facture de loyer permet de gérer la collecte et la déduction de la tva sur les loyers à usage professionnels, c’est-à-dire sur les loyers commerciaux et professionnels.
Factures de loyer avec TVA
Si les locaux sont équipés en mobilier, matériel ou installations nécessaires à l’exercice de l’activité, le loyer est soumis à un taux de TVA de 20%.
Les factures de loyer doivent donc être générées avec TVA.
Facture de loyer sans TVA
Si les locaux sont nus, l’activité de location est, dans certains cas, exonérée de TVA. Les factures de loyer peuvent donc être générées sans TVA.
Les locations suivantes sont exonérées de TVA :
- Les locations de locaux nus et terrains non aménagés à usage professionnel ou d’habitation
- Les locations de locaux meublés à usage d’habitation
- Les locations de terres et bâtiments agricoles
Facturation électronique
À partir de septembre 2027, toutes les entreprises devront émettre et recevoir des factures électroniques. Cette facture devra respecter les formats définis par l’administration fiscale.
L’objectif de la facturation électronique est de faciliter les échanges et de lutter contre la fraude à la TVA.
Les propriétaires qui envoient des factures de loyer à leurs locataires devront donc également passer au format électronique dès 2027.
Certains logiciels de gestion locative tels que Smovin, seront en règle pour générer et envoyer les factures selon cette nouvelle législation.
Il est intéressant d’utiliser un tel logiciel dès aujourd’hui afin que les bonnes habitudes soient déjà implémentées dans votre gestion immobilière.
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