Excel est étonnamment l’un des outils les plus utilisés par les gestionnaires immobiliers alors que la marge d’erreur conséquente, la charge de travail supplémentaire et la complexité d’utilisation en font l’un des outils les moins adaptés au métier.
La comptabilité et la planification financière de la gestion immobilière s’accompagnent de défis particuliers.
Elle est beaucoup plus compliquée que d’autres tâches comptables courantes, en raison de la nature de l’entreprise.
Le suivi des frais de dossier, les retards de paiement, les frais de retard, la budgétisation des réparations et la perception du loyer ne sont qu’une petite partie du travail d’un gestionnaire immobilier.
Selon PropertyManagement.com, source d’informations et de ressources sur la gestion immobilière, il y a trois choses essentielles qui manquent aux tableurs pour espérer être à la hauteur des logiciels de gestion immobilière.
Les 3 raisons pour lesquelles Excel n’est pas adapté
1. Simplicité d’utilisation
On peut difficilement qualifier Excel d’être intuitif et de bénéficier d’une bonne ergonomie.
De plus, outre l’interface, les fonctions comme les macros et les formules peuvent être difficiles à appréhender rapidement.
L’apprentissage et la prise en main peuvent prendre du temps et laissent la porte ouverte aux erreurs en tout genre.
2. Marge d’erreur et perte de temps
Pour les gestionnaires immobiliers qui gèrent plusieurs biens à l’aide d’Excel, des erreurs peuvent se cacher dans les données. Ce qui signifie des heures de travail supplémentaires pour votre comptable ou pour vous-même. Sans parler des éventuelles prises de décisions basées sur des données erronées à l’égard d’un locataire ou d’un client.
Une récente étude de l’Université d’Hawaï a d’ailleurs révélé que 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, la plupart étant causées par de simples erreurs de saisie.
La flexibilité des feuilles de calcul peut être préjudiciable pour ceux qui les utilisent comme un programme complet de surveillance de la gestion des biens
S’ajoute à cela le temps considérable passé sur Excel à vérifier chacune des entrées, les perceptions de loyer ou encore les courriers de relances des impayés, en plus du temps passé à les encoder.
3. Automatisation des tâches
Si Excel et Google Sheets sont d’excellents moyens de stocker des données, ils ne sont pas adaptés à de la gestion, de la visualisation et de la communication de données.
Mais par-dessus tout, ils ne disposent pas de fonctions de rappels automatiques qui s’avèrent pourtant très utiles.
`Les notifications des tâches telles que le renouvellement des baux, l’indexation de loyers ou encore l’envoi des rappels de paiements en un clic au locataire sont des fonctionnalités plus que nécessaires pour le gestionnaire locatif.
Quelle alternative à Excel ?
Au fur et à mesure que votre portefeuille s’agrandit, les feuilles de calcul peuvent perdre de leur attrait. Plus la gestion de vos biens immobiliers devient complexe, plus il sera difficile d’assurer un suivi clair et précis.
Le calcul de l’indexation me prenait beaucoup de temps pour quelque chose qui était facile. Maintenant avec Smovin, c’est fait en quelques clics.
Tim H.
Les logiciels de gestion immobilière sont conçus spécialement pour répondre à l’ensemble des impératifs du métier et permettre ainsi au gestionnaire de libérer du temps pour des tâches à haute valeur ajoutée.
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